Invoeren van de administratie

Uit CIVIEL Help Bakker&Spees
(Doorverwezen vanaf De Administratie)
Ga naar:navigatie, zoeken
Civiel Hoofdpagina > > Invoeren van de administratie


Opstellen weekrapporten

Invoeren dag- of weekrapport

Nadat u de administratie defintief heeft verklaard, kunt u het weekrapport gaan opstellen. Kies voor [Weergave][Weekrapport].

Dubbelklik nu in de gele balk of kies voor [Administreren][Weekrapport invoeren]. Er verschijnt een venster waarin u gegevens over het desbetreffende weekrapport kunt invoeren.
U navigeert naar de gewenste datum middels het uitklapmenu achter Weeknummer, of u bladert door de data- of weeknummers heen:

5. admin weekrapport.png


Bij de weeknummers kunt u alleen voor die uit het verleden kiezen, waarbij de telling van de weeknummers begint op de maandag in de week van de aanvangsdatum van het werk. Met Datum of Week bladert u door een jaarkalender.
Zodra u voorbij de dag van vandaag komt verschijnt er een waarschuwing, maar het is wel mogelijk om verder te gaan, op deze manier kunt u afspraken in de toekomst vastleggen.

In de standaardwerkwijze kunt u onder de velden voor Datum informatie vastleggen over gemaakte afspraken, gebruikte middelen, wijzigingen in het werk en het weer.
U doet dit door het desbetreffende tabblad aan te klikken en daaronder de gewenste informatie in te vullen. Bevestig deze invoer met [OK], u kunt nu verwerkte hoeveelheden gaan invoeren.

Registreren verwerkte hoeveelheden

In de balk boven de kolomomschrijvingen ziet u nu het gekozen weeknummer met de datum staan. Dit is de datum waarop de hoeveelheden die worden ingegeven, worden vastgelegd.

Het ingeven van verwerkte hoeveelheden kunt u doen door in de kolom Verwerkt op dag de aantallen in te vullen. Daarnaast is het mogelijk om in de kolom Perc. verwerkt op dag het percentage van de Hoeveelheid resultaatsverplichting in te geven.
Het bijbehorende aantal wordt vervolgens door het programma uitgerekend. Een overschrijding kunt u ingeven door een percentage van meer dan 100 in te geven. Correcties kunt u invoeren door een negatief aantal in te geven.
Zodra u een ingevoerde waarde heeft bevestigd met ENTER of zodra u een andere bestekspost heeft geselecteerd, wordt het aantal in de kolom Totaal verwerkt verhoogd met het ingevoerde aantal. Hetzelfde geldt voor het Perc. verwerkt.

RTENOTITLE

Bekijk hier ook het instructiefilmpje:
(Tip: Open in nieuw tabblad)

Block tutorial admin weekrap.gif

Staartposten

Algemene kosten, winst en risico en uitvoeringskosten
Deze bedragen en percentages komen uit de calculatie. Deze drie staartposten worden automatisch afgeboekt naar rato van de verwerkte hoeveelheden.

Voorbeeld:

  • UK 5%
  • AK 5%
  • WR 5%

Stel er is voor € 1000,00 werk verzet, dan wordt de staart automatisch naar rato van de verwerkte hoeveelheden afgeboekt.
In dit voorbeeld dus 15% van € 1000,00 = € 150,00

Verschil tussen percentages Calculatie en RAW-Administratie

Het kan voorkomen dat de percentages van de calculatie niet helemaal overeenkomen met de percentages van de RAW-Administratie.
Dit komt omdat je in de calculatie kunt werken met meerdere decimalen maar in de RAW-Administratie maar met 1 decimaal mag werken.
Zie artikel 01.03.03 lid 01 van de RAW-systemathiek.

01.03.03 Verrekenprijzen voor afwijkingen van verrekenbare hoeveelheden
01 Als verrekenprijzen bedoeld in paragraaf 39 lid 1 van de UAV 2012, zullen gelden de prijzen per eenheid, zoals deze zijn vermeld in de ontleding an de aannemingssom,
verhoogd met het percentage dat het aandeel uitdrukt dat de som van de posten 'algemene posten' en 'winst en risico' uitmaakt van het 'subtotaal'.
Bij de berekening van de grootte van de verrekenrijzen wordt bedoeld percentage afgerond op tienden en de daarmee verhoogde prijzen op een hele cent (euro cent),
waarbij een halve cent (eurocent) of meer voor een hele cent (eurocent)  zal gelden.

Voorbeeld:

Calculatie:
RTENOTITLE

RAW-Administratie:
RTENOTITLE

Extra functies

Extra declaraties

Extra werk of meerwerk kun je registreren door middel van een extra declaratie. Kies voor rechtermuisknop [Declaratie toevoegen] of dubbelklik op het hoofdstuk [Extra declaraties].
Het pakket maakt een regel aan onder het kopje 'Extra declaraties'. Check of de datum correct is en pas deze zo nodig aan. Daarna kun je de declaratie invoeren. 
Je kunt de tekst van de declaraties ook kopiëren naar de volgende declaratie(s) met CTRL+C en CTRL+V.

Let op,dit moet een totaalbedrag zijn, er gaan geen staartkosten meer overheen.

RTENOTITLE

De extra declaraties komen ook in de bestekstructuur in beeld. Verwijderen van een declaratie kan door [Rechtermuis][Declaratie verwijderen].

Bekijk hier de ook instructiefilm: (Tip: Open in nieuw tabblad)

Block tutorial admin korting.gif

Bestekswijziging

Naast het doorboeken van een bestekspost of het invoeren van een extra declaratie, kunt u ook een bestekswijziging toevoegen voor extra werk of overschrijdingen. Verschil tussen de extra declaratie en de bestekswijziging is dat u de bestekswijziging per week kunt opvoeren. Dit is bijvoorbeeld handig als u voor 10 weken hekken moet inhuren. U kunt dit per week opboeken in plaats van 10 declaraties aan te maken. Ga op de plek in het bestek staan waar u de bestekswijziging wilt toevoegen en kies voor rechtermuisknop [bestekswijziging toevoegen]. Er wordt nu in het groen een nieuwe post toegevoegd, vul de omschrijving, hoeveelheid en het bedrag in. Over de bestekswijzigingen worden ook geen staartkosten meer berekend.

Gaat het om een overschrijding zorg er dan voor dat u de originele post tot 100% volboekt en de rest op de bestekswijziging opboekt.

8. admin bestekswijzigen.png

Gewijzigde verrekenprijzen

Standaard wordt bij het voeren van een RAW-administratie uitgegaan van de inschrijfprijzen uit de inschrijfstaat.
Bij een overschrijding van een post waarbij de onder-/overschrijding groter is dan 10% mag de aannemer, in overleg met de opdrachtgever, met een nieuwe verrekenprijs komen .

Dit doet u door te kiezen voor [Weergave] [Gewijzigde verrekenprijzen].
In beeld verschijnt naast de kolom Prijs per eenheid de kolom Gewijzigde prijs per eenheid. In deze kolom kunt u de afwijkende eenheidsprijs ingeven.

Indien een gewijzigde prijs wordt ingevoerd, wordt de datum waarop dit is gebeurd als opmerking bij deze post opgeslagen. U kunt deze post herkennen aan het feit dat het bestekspostnummer onderstreept is.

9. admin gewijzigde prijs per eenheid.png

Belangrijk om te weten: de verrekening van deze nieuwe prijzen gebeurt op de staat van afrekening, niet in de termijnen. In de termijnen wordt gerekend met de verrekenprijs (gebaseerd op de staartposten).

Kortingen

Het is ook mogelijk om kortingen op te voeren binnen het bestek. Dit kan door te kiezen voor [Rechtermuisknop] [Bewerken] [Korting toevoegen]. Zodra u ervoor heeft gekozen om een korting toe te voegen, verspringt het beeld naar het eind van deel 2.2. Hier wordt een onderdeel Kortingen toegevoegd. Vervolgens kunt u een omschrijving opgeven voor de korting en het kortingsbedrag invullen. Dit kan een positief of een negatief bedrag zijn.

10. admin kortingen.png

Een declaratie verwijdert u door te kiezen voor rechtermuisknop [Korting verwijderen].

Opmerkingen toevoegen

Per post kunt u een opmerking plaatsen, dit kunnen opmerkingen per week zijn, of algemene opmerkingen. Deze kunnen ook mee worden afgedrukt met het weekrapport of de termijnstaat.
Zo kunt u bijvoorbeeld bij de stelposten aangeven wat er al is opgeboekt. Kies voor rechtermuisknop [opmerking toevoegen]. In het venster dat verschijnt kunt u de gewenste informatie intypen, kies voor [OK] om de opmerking vast te leggen. Er verschijnt nu een streep onder de post, zo weet u dat hier een opmerking is geplaatst.

11. admin opmerking toevoegen.png

Notitie toevoegen

Naast opmerkingen kunt u ook notities toevoegen, dit gaat ook weer met de rechtermuisknop. Notities ziet u gelijk op uw beeldscherm en kunnen niet mee worden afgedrukt. Dit is dus puur voor intern gebruik.

12. admin notitie toevoegen.png

Bekijk hier ook het instructiefilmpje:
Tip: Open in nieuw tabblad

Block tutorial bestek notitie.gif

Prognose

Naast de feitelijk verwerkte hoeveelheden kunt u ook de verwachte hoeveelheden (prognose) opgeven. U vult de prognose in middels [Weergave] [Weekrapport].
Vervolgens klikt u in het venster met de rechtermuis op de balk met de kolomtitels en opent het venster Kolommen zich. Hier plaatst u een vinkje bij Prognose.

13. admin prognose.png

In het scherm verschijnt nu de kolom Prognose. Hier geeft u de hoeveelheid in die u verwacht te verwerken. Zodra u de prognoses heeft ingegeven, kunt u een afrekenstaat afdrukken met vermelding van de prognoses.

Bestekspost voltooien

Als een bestekspost voltooid is, of een paar weken niet wordt opgevoerd, kunt u deze (tijdelijk) overslaan door middel van bestekspost voltooien. Kies voor rechtermuisknop [bestekpost voltooien] of Voltooien.jpg om een post te voltooien, doe hetzelfde als u het weer ongedaan wilt maken.

Bestekpost vervallen

Het is mogelijk om een N post volledig te laten vervallen. Uiteraard wordt deze wel als minderwerk gezien op de Staat van Afrekening. Maar wel voor de complete 100% en niet voor 90%.
Kies voor Vervallen bestekpost2.png
Zie hieronder het verschil. Bij de eerste post is niets gebeurd, er 90% van de post als minderwerk opgevoerd. De tweede post is aangemerkt met [bestekspost vervallen]. Hier wordt 100% verrekend.

Vervallen bestekpost.png

Werkadministratie

Werkadministratie gaat uit van gemaakte kosten voor de inzet van arbeid, materieel, stortkosten, en leveranties.
De werkadministratie is een standaardfunctie van de RAW-Administratie, je kunt deze activeren via de eigenschappen van de administratie.
Ga naar [Bestand] [Info] [Eigenschappen] en kies [JA] bij de Civiel Werkadministratie.

RTENOTITLE

Stamgegevens

Van te voren kun je alvast wat informatie opslaan in de stamgegevens (personeel en materieel), zodat je die later kunt hergebruiken.
Ga naar [Beheer][Administratie] hier vind je de kopjes personeel en materieel.

RTENOTITLE


Kies welke je wilt invoeren, ga naar lijst en vul alle medewerkers of al het materieel in. Je kunt ook een prijs invoeren indien nodig. 

RTENOTITLE

Invoeren gegevens

Het invoeren van de gegevens doe je bij het weekrapport.
Open een nieuwe week via [Start][Weekrapport invoeren].
Per kopje kun je de gewenste informatie invoeren.
Als de weken verstrijken zul je ook een optelsom zien van de uren en kosten.

RTENOTITLE

  • Werk- en onwerkbare dagen

Geef hier de onwerkbare en werkbare dagen op, dit kan per hele of halve dag.

RTENOTITLE

  • Personeel & Materieel

Hier staan al de gegevens vanuit de stamgegevens. Je kunt altijd personeel toevoegen via [Toevoegen] of verwijderen via [Wissen].
Het pakket zal dit ook onthouden voor de opvolgende weken. Vul per regel in hoeveel uur er gewerkt is.

RTENOTITLE

  • Stortkosten, Kosten leveranties en Kosten diversen

Kies voor [Toevoegen] om een regel toe te voegen. Geef een code op voor de kosten bij het kopje kosten, bij het kopje in week geef je het bedrag op.
Dit kan eventueel ook in eenheden zoals ton of m3.

RTENOTITLE

Ga je naar de volgende week, dan kun je d.m.v. [toevoegen] weer een nieuwe regel invoeren.
Er verschijnt ook een dropdown menu zodat je de bestaande ingevoerde kosten weer kunt hergebruiken.

RTENOTITLE

  • Overig

Als laatste kun je nog tekstuele zaken in je weekrapport verwerken, hiervoor heb je de kopjes:

  • Opmerkingen van de aannemer
    • Vastlegging van gemaakte afspraken
    • Mededelingen betreffende het werk
    • Opmerkingen van de directie
    • V&G Plan (alles wat met V&G zaken te maken heeft)

RTENOTITLE

Als je alle informatie hebt ingevoerd vergeet dan niet op [OK] te drukken om je invoer op te slaan.
Je kunt nu doorgaan met producties invoeren.

Afdrukken

Kies voor [Afdrukken][Weekrapport], zorg ervoor dat je het voorblad meeneemt in de afdruk. Deze kun je met of zonder kosten afdrukken.

RTENOTITLE



Weekrapport digitaal versturen en delen

Als beide contractpartners met Bakker&Spees werken dan kan het weekrapport ook digitaal worden uitgewisseld. Zou hoef je de informatie niet meer handmatig van een pfd over te nemen.

Sla hiervoor je week/bestand op als wbst:

RTENOTITLE

Dit bestand kan weer worden ingelezen in de administratie via [Inhoud][Bestand importeren]

RTENOTITLE

 

Kostenverdeling

De kostenverdeelfunctie maakt het mogelijk om eenvoudig de kosten van een project te verdelen over partijen en kostenposten. Per bestekspost is aan te geven hoe de kosten van deze post verdeeld moeten worden.
Als kostenplaatsen kunt u de verschillende financieel verantwoordelijke afdelingen of organisaties opgeven. Met kostensoort kunt u een verdere onderverdeling maken.

Onder [Beheer][Administratie] vindt u [Kostenplaatsen] en [Kostensoorten]. Door middel van [Nieuw] kunt u een nieuwe regel toevoegen.

Om de kostenverdeling toe te passen kiest u voor [Weergave] [Kostenverdeling]. Vervolgens opent u de Verkenner en kiest u met de keuzebalk voor [Kostenplaatsen]. Vanuit de Verkenner sleept u de gewenste kostenplaats naar de omschrijving van de post.
De kostenplaats verschijnt nu onder de tekst in blauw. Achter de kostenplaats kiest u in de kolom Kostensoort de gewenste kostensoort.
Heeft u 1 kostenplaats met meerdere kostensoorten, dan neemt u de kostenplaats meerdere keren op en geeft u ze de bijbehorende kostensoort.

RTENOTITLE

Keetadministratie

De keetadministratie is een aparte 'uitgeklede' module waarmee u weekrapporten kunt opstellen.
Nadat u het weekrapport heeft gemaakt slaat u dit op, en voegt u dit toe aan de hoofdadministratie.
Om de administratie in te voegen kiest u voor [Inhoud][Bestand importeren] [Weekrapporten administratie].

RTENOTITLE

Wanneer de naam van de in te voegen administratie niet overeenkomt met de naam van het bestek waar wordt ingevoegd, verschijnt ter controle een melding met de vraag of u wilt doorgaan. U kunt dan aangeven welke weeknummers u wilt invoegen. Hierbij kunnen alleen periodes worden ingelezen die ná de al ingevulde datum vallen. Na het inlezen verschijnt een controlescherm met daarin een overzicht van eventueel geconstateerde afwijkingen. Nadat u dit scherm afsluit, is het invoegen van de administratie gereed.