Civiel Word

Uit CIVIEL Help Bakker&Spees
Ga naar:navigatie, zoeken
> Civiel Word


CIVIEL voor Word

Als je CIVIEL Calculatie aanschaft, dan zit daar ook standaard CIVIEL voor WORD in.
CIVIEL voor Word is ontwikkeld om calculaties gemaakt in CIVIEL te kunnen exporteren naar WORD, in het offerte sjabloon van de eigen organisatie.


Word sjabloon maken

Open je bestaande offerte sjabloon in WORD of maak een nieuwe. Je kunt ook meerdere sjablonen maken en toevoegen.

Je kunt bepaalde velden vanuit CIVIEL exporteren naar het Word sjabloon, denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanneemsom of de bestekposten. Hieronder een lijst van de mogelijkheden:

Aanneemsom incl. BTW [calc.aanneemsomincl]
Aanneemsom incl. BTW - uitgeschreven [calc.aanneemsomincltekst]
BTW Hoog [calc.btwhoog]
BTW Laag [calc.btwlaag]
BTW Totaal [calc.btw]
BTW Totaal - uitgeschreven [calc.btwtekst]
Subtotaal [calc.subtotaal]
Staart [calc.staart]
Aanneemsom - uitgeschreven [calc.aanneemsomtekst]
Aanneemsom ex. BTW [calc.aanneemsom]

Op de plaatsen waar je de gegevens uit de calculatie over wilt nemen, vul je de naam van het veld in tussen [ ].
Wil je bijvoorbeeld de aanneemsom in een regel vermelden, dan kan die regel er als volgt uit zien:

De werkzaamheden kunnen wij uitvoeren voor een bedrag van [calc.aanneemsom].

Ook kun je de besteksposten vermelden met of zonder prijs/hoeveelheid etc. Gebruik dan de volgende tabel, of bepaalde kolommen uit de tabel.

[Bestek.tabel.start]

Postnr Omschrijving Alternatief postnummer Eenh. Hoeveelh. V of NV Prijs per eenheid Prijs
[Postnr] [Inhoud] [postext] [Eenh] [Hoeveelhd] [code_hvh] [Ehprijs] [Bedrag]

[Bestek.tabel.einde]

Let op, vergeet niet om de velden [Bestek.tabel.start] en [Bestek.tabel.einde] te vermelden voor het begin en het einde van de tabel.

De omschrijving van de kolommen kun je zelf aanpassen, de tekst tussen de [] niet dit moet exact hetzelfde zijn. Zorg er ook voor dat je alle tabellen en ‘tags’ in het juiste lettertype zet.
Als laatste kun je ook nog eigen gemaakte velden aan het sjabloon toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan de naam van de calculator of het besteknummer.  Dit soort info geef je op in CIVIEL.  

Ga hiervoor naar de eigenschappen van de calculatie [Bestand][Info][Eigenschappen][Extra info].

RTENOTITLE

Om een nieuwe regel toe te voegen klik je op de bovenste regel en kies dan voor pijltjestoets omhoog, er komt nu een nieuwe regel in beeld.

Bij kenmerk vul je de naam in van het veld dat je wilt gebruiken, deze komt ook in het sjabloon. Let op, dit moet een unieke tekst zijn.
Bij inhoud vul je in wat er daadwerkelijk in de offerte moet komen te staan.
Om een kenmerk te kunnen gebruiken kies je wederom voor de []. Dus in dit voorbeeld [Besteknummer].

Opslaan van je sjabloon

Als je alles hebt goed gezet moet je het sjabloon ook echt als in een WORD sjabloon formaat opslaan. In de nieuwere versies van WORD heet dat formaat .dotx.
Kies voor [Bestand] [Opslaan als] en sla het bestand onder een eigen gekozen naam op als .dotx.
Je kunt zelf aangegeven in welke map op de server je het bestand wilt opslaan.

Vervolgens geef je in het programma aan waar je het sjabloon hebt opgeslagen. Ga naar het tabblad [Beheer], kies voor [Programma instellingen] en ga dan naar ‘Locaties’.
Ga op de …. staan achter Word-sjabloon en geef aan in welke map je het sjabloon hebt gezet en kies voor [OK].

RTENOTITLE

Je kunt trouwens ook meerdere calculatie sjablonen maken.

Calculatie sjabloon maken

Naast het je sjabloon in WORD kun je ook alvast een calculatie sjabloon maken in CIVIEL. Zo kun je alvast voor een bepaalde indeling kiezen of bepaalde posten er alvast inzetten.
Dit is ook handig voor de extra velden die je kunt maken via de eigenschappen van de calculatie (zie het vorige hoofdstuk).

Kies voor [Bestand][Nieuw][2015 calculatie]

RTENOTITLE

Je hebt nu een leeg calculatie sjabloon geopend. Vul hier nu alles in wat je standaard in je calculatiesjabloon wilt hebben.
Stel je hebt 2 soorten werkzaamheden die je vaak uitvoert dan kun je ook 2 calculatiesjablonen maken.
Meer info over een sjabloon maken vind je ook op: https://wiki.bakkerspees.nl/wiki/Sjabloon_opstellen

Opslaan van je calculatie sjabloon

Als je sjabloon af is, sla deze dan op als BSD (sjabloon) in een map naar keuze op je eigen server. Ook hier moet je weer aangeven aan het programma waar dit nieuwe sjabloon staat.
Ga naar het tabblad [Beheer], kies voor [Programma instellingen] en ga dan naar ‘Locaties’.

RTENOTITLE

Geef bij Bestek-sjablonen aan waar het sjabloon staat en kies voor [OK].

LET OP!!! Kies hier niet voor de map waarin het sjabloon staan, maar een mapje daarboven.

Start het programma opnieuw op om te kijken of het sjabloon goed is opgeslagen. Dit check je door te kiezen voor [Bestand][Nieuw] , je sjabloon moet hier tussen staan.

Aan de slag!

  • Maak je calculatie
  • Sla deze eerst een keer op als .bst (het Bakker&Spees formaat)
  • Kies voor [Bestand][Opslaan en verzenden][Word-koppeling][Genereren]

RTENOTITLE

  • Kies het sjabloon dat je wilt gebruiken

RTENOTITLE

  • Pas nog wat instellingen aan indien nodig en kies voor [OK].
  • Je offerte word naar WORD geëxporteerd en direct in WORD geopend.

Voorbeeld

Een voorbeeld zoals een Word-sjabloon er uit zou kunnen zien;

[adres.naam]
T.a.v.
[adres.tav]
[adres.huisadres]

 

[contractnummer]

Amsterdam, 13 januari 2018

Betreft: offerte nummer [calc.offertenummer]

 

 

[adres.aanspreektitel]

Het doet mij genoegen u hierbij offerte te doen voor de hieronder beschreven werkzaamheden. Het totale werk kunnen wij aannemen voor een bedrag van [calc.aanneemsom] exclusief BTW.

 

[bestek.tabel.start]

Nummer Werkbeschrijving Eenheid Hoeveelheid
[postnr] [inhoud] [eenh] [hoeveelhd]

[bestek.tabel.einde]

 

Indien wij de hierboven beschreven werkzaamheden voor u mogen uitvoeren kunnen wij de werkzaamheden aanvangen op [calc.datum-aanvang].

Met vriendelijke groet,